Externaliser ce qui n’est pas stratégique

Au fil des années, je suis arrivé à la conclusion qu’il était préférable d’externaliser tout ce qui n’est pas stratégique. Au début, dans l’euphorie de la création d’entreprise, je voulais tout faire en interne. Mais petit à petit, j’ai pris conscience que les choses étaient bien mieux faites et coutaient moins cher quand elles étaient faites en externe.

Que les spécialistes fassent mieux les choses, je pense que tout le monde le comprendra. Mais quand je vous dis que cela coute moins cher, je sens tout de suite un certain scepticisme… Alors je m’explique : c’est avant tout un problème de coût d’opportunité. Pendant que vous faites des choses que vous pouvez confier facilement à d’autres, êtes-vous certain que vous ne passez pas à côté d’un point essentiel que vous pourriez apporter à votre entreprise ? Après s’ajoutent le coût des erreurs, du tâtonnement, de l’énervement quand quelque chose se passe mal, etc…

Alors, que peut-on externaliser ?

Cela dépend évidemment de vos besoins, et de votre métier. Pour ma part, j’ai identifié au moins trois sujets à externaliser sans hésiter.

  • Externaliser la paye

C’est le plus évident, et là-dessus, je n’ai aucun doute. Faire la paye est une horreur. Les taux changent sans cesse, les risques d’erreurs sont partout, et les erreurs se payent cher (contrôle URSSAF, Prudhommes). Et le pire, c’est la DADS en fin d’année, qui nécessite de récapituler tous les salaires annuels (et sert maintenant de base à la déclaration d’impôts pré-remplie): quiconque a déjà fait une DADS sait qu’il faut externaliser la paye !Et s’il faut encore vous convaincre, je vais vous donner une illustration de plus : j’ai investi dans une société qui avait des grosses difficultés financières suite à la perte d’un important client. Nous avons réduit les dépenses très vite et identifié que le taux de charges sur les salaires était anormalement haut par rapport à ce dont j’avais l’habitude. Alors que nous venions de décider d’externaliser la paye pour être certain qu’il n’y ait pas de soucis, la société a eu un contrôle URSSAF. Résultat : le contrôleur est reparti en ayant trouvé 35 000 € de trop perçu, ce qui représentait deux mois de versements à l’URSSAF ! Autant vous dire que dans la situation de la société, cette somme a été bien utile.

Où externaliser la paye ? Le plus simple est de le faire chez votre expert-comptable. Il faut juste vérifier que le cabinet soit assez gros pour avoir une ou plusieurs personnes spécialisées pour faire la paye. Sinon, vous pouvez faire appel à des sociétés spécialisées. J’ai longtemps travaillé avec ADP-GSI et j’ai été assez satisfait.

  • Externaliser la maintenance informatique

Dès que votre société dépasse quelques salariés, il vous faut gérer un réseau, une sauvegarde, des emails, des agendas partagés, des anti-virus, etc… Franchement, vous avez mieux à faire que de vous embêter avec ces problèmes ! Et même si vous êtes une boite techno, avec des développeurs, ils ont aussi bien mieux à faire : qu’ils travaillent sur les développements de vos produits, cela sera bien plus utile. Il y a des gens qui savent faire et qui sont bien plus efficaces.

Où externaliser la maintenance informatique ? Il existe un peu partout des petites sociétés spécialisées. Pour ma part, sur Marseille, je travaille avec Kalyst depuis plusieurs années et je suis très satisfait de leur aide. Clairement je considère qu’ils font partie des ressources clé de ma société.

  • Externaliser l’accueil téléphonique

Dès que votre société commence à grandir, le téléphone devient chronophage. Très vite, vous verrez que c’est un peu la guerre dans l’entreprise pour ne pas répondre. Et pourtant, ce sont souvent vos clients qui sont au bout du fil !
Il y a deux façons peu couteuses de régler ce problème : d’abord avec un SVI (système vocal interactif). Ce système permet d’orienter l’appel directement vers la bonne personne. Mais surtout, il existe des sociétés spécialisées dans l’accueil téléphonique externalisé, même pour les petites entreprises. C’est très simple à mettre en œuvre et assez souple. Vous pouvez donner des instructions pour que les appels soient transmis ou filtrés, pour que les messages vous soient transmis par SMS ou par mail. C’est vraiment très efficace. De plus, cela permet d’avoir des horaires d’accueil plus larges, ce qui est bien utile.

Où externaliser  l’accueil téléphonique ? J’ai travaillé avec Exodial, mais vous en trouverez facilement d’autres sur internet : comparez les prix, demandez une période d’essai. Une seule obligation à mon avis : éviter à tout prix la délocalisation à l’étranger.

  • Externaliser la comptabilité ?

Evidemment, si vous ne comprenez rien à la comptabilité, il est difficile de vous conseiller de la faire en interne. Et pourtant, sauf si votre entreprise génère plein de cash, je vous recommande de conserver la comptabilité en interne. Pourquoi ? C’est très simple : pour piloter une entreprise qui a une situation de trésorerie tendue, vous devez impérativement avoir à jour en permanence trois éléments : le rapprochement bancaire qui vous dit combien d’argent vous avez sur votre compte (Tréso), le grand livre des clients qui dit combien vos clients vous doivent (Clients), et le grand livre fournisseur qui dit combien vous devez à vos fournisseurs (Fournisseurs). Même si cela ne remplace pas un bon prévisionnel de trésorerie, le simple calcule Tréso + Clients – Fournisseurs vous donne déjà une bonne idée de la façon dont les prochaine semaines s’annoncent !Le problème si vous externalisez la comptabilité, c’est que votre expert-comptable ne fera la saisie  des pièces comptables qu’occasionnellement, et vous n’aurez donc pas ces outils de pilotage. Une solution assez efficace et économique peut-être d’avoir une personne en contrat de professionnalisation en alternance, qui sera coachée par un expert-comptable qui passera une journée par mois par exemple.  Une autre solution peut-être d’embaucher à mi-temps un comptable, avec une autre entreprise qui a les mêmes besoins : je l’ai fait et cela fonctionne bien.

Voilà quelques idées de domaines à externaliser. Si vous connaissez d’autres domaines, que vous avez eu d’autres expériences ou que vous souhaitez compléter, n’hésitez pas à réagir !

4 réponses
  1. PIOT says:

    Bravo pour votre blog

    En vous lisant j’ai l’impression de revivre un grand nombre de discussions ou de problèmes auxquels je suis confrontés en permanence et qui pourrissent mon quotidien de RAF d’une start up.
    Merci pour tous ces conseils et les différents points que vous soulever qui confirment les convictions ou ressentis que j’ai mais qui sont pas toujours faciles à démontrer vis à vis des associés / managers
    Je vais continuer suivre votre blog

    Merci

    Arthur P

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    • Bertrand BIGAY says:

      Merci Arthur, ça m’encourage à continuer. J’ai au moins déjà identifié une trentaine de sujets sur lesquels j’ai envie de réfléchir et partager quelques idées. A suivre…

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  2. Bertrand BIGAY says:

    Merci Romain. Effectivement, c’est une bonne idée. En fait, je pense que quand on commence à externaliser des fonctions, cela donne des idées pour aller plus loin. Et pouvoir lancer des projets et les péréniser en interne s’ils partent bien, c’est une super idée pour une société en croissance. Il faut juste bien être clair sur les modalités de reprise en interne après. A bientôt

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  3. Romain DONDA says:

    Bonjour, tout à fait d’accord avec vous. Mais d’autres domaines, y compris des domaines stratégiques, peuvent être externalisé. Nous avons monté notre boîte précisément sur ce principe : l’externalisation de la gestion de projets stratégiques en communication, marketing, évènementiel, NTIC… En fait, dès qu’il s’agit de « projets », les boîtes ne peuvent plus se permettre d’embaucher sur quelque chose de potentiel, c’est trop risqué. Sans compter que mobiliser des équipes internes sur un projet nouveau (ou innovant) c’est en général le meilleur moyen de se tromper : personnes pas qualifiées sur des spécialités, temps passé au détriment du quotidien…

    Avec cette forme de collaboration (avec des annonceurs, mais aussi surtout des agences), nous réussissons à construire une relation particulièrement saine puisque nous intervenons comme expert, sans les risques financiers de l’embauche. Une fois le projet lancé et sécurisé, le client peut embaucher quelqu’un en interne, pour gérer. Finalement la fonction stratégique est externalisée, et la fonction technique internalisée (une économie importante sur le montant du salaire également…). Le client lance son projet avec un entrepreneur, ce qui n’est pas non plus négligeable (en termes d’implication, de connexions avec d’autres businesses… etc.).

    Bonne continuation pour votre blog,
    Cordialement,
    Romain DONDA
    http://www.hd-o.fr

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